OCT 29

Dobre zapytanie ofertowe połową sukcesu
Opublikowany przez: Grażyna | Tagi: hobby, rozrywka, czas wolny, imprezy | Data: 2017-02-28

Za niewiedzę można czasem naprawdę słono zapłacić.

I nie zawsze musi chodzić bezpośrednio o pieniądze, ale również o naszą reputację lub stanowisko pracy. Jeśli pracujesz w branży PR, jesteś odpowiedzialny za komunikację w firmie, twoim zadaniem jest organizacja spotkań i imprez - zapoznaj się, z krótką instrukcją, jak "nie popłynąć" przy współpracy z firmami zewnętrznymi.

Aby uniknąć przykrych niespodzianek, krótko przed organizowaną imprezą warto zadbać o staranne przygotowanie zapytania ofertowego. Już na etapie przetargu powinniśmy mieć jasne i transparentne oferty od kontrahentów, które łatwo będzie nam porównać.

Agencjom eventowym zdarza się ukrywać pewne koszty, nie pisać o wszystkim wprost lub w ogólnym kosztorysie nie jasno zaznaczać koszty ekstra. Kiedy porównujemy ze sobą oferty to bardzo ważne jest czy możemy porównać dokładnie pozycję z kosztorysu A z pozycją z kosztorysu B.

Jeśli mamy na przykład problem z określeniem co obejmuje technika sceniczna, jako pozycja w budżecie, po prostu zapytajmy np. na stronie www.btl-event.com.pl. Czy jest to tylko wynajem sceny czy w tej pozycji zawarta jest również odpowiednia scenografia eventowa.

Aby ułatwić sobie zadanie porównywania kosztów, możemy już razem z zapytaniem ofertowym wysłać tabelę w Excelu z prośbą o jej uzupełnienie każdego z kontrahentów. Koszty ekstra, czyli pozycje, których nie ma w naszym pliku, niech dopiszą w kolejnym arkuszu. W tabeli przygotowanej przez nas, w zależności od naszych wymagań i charakteru spotkania, powinny się znaleźć na przykład takie pozycje jak: catering (oczywiście z załączonym przykładowym menu, posiadającym gramatury i ilości), technika sceniczna, oprawa muzyczna, wynajem powierzchni/lokalu, ochrona, obsługa agencji. Kosztorys jest oczywiście tylko usystematyzowanym uzupełnieniem pełnej oferty.

Fotorelacja

hobby

rozrywka

czas wolny

imprezy

Twój komentarz